Workflow глазами специалистов

https://www.vest-meta.ru компания "Весть-Метатехнология"

Workflow – автоматизация, полностью или частично, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.

Система управления workflow – система, которая описывает поток работ (по сути, бизнес-процесс), создает его и управляет им при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и при необходимости вызывать соответствующие программные приложения и инструментальные средства. (Вдумчивый читатель может сравнить эти определения с теми, что приведены в разделе «АСУ» Энциклопедии кибернетики, изданной в 1976 г.)

Таким образом, система workflow автоматизирует ПРОЦЕСС, а не функцию. Появление ее и соответствующих программных средств Workflow – это реакция рынка информационных технологий на внедрение новых принципов в управление предприятиями и миграцией системы управления от функционально-ориентированной (придуманной Адамом Смитом еще в 1776 г. и успешно работающей на протяжении двух столетий) в направлении процессной ориентации.

Процессный подход заставил менеджмент предприятий сконцентрировать внимание именно на правилах и взаимодействиях участников процесса, так как эти аспекты являются основными центрами потерь в силу своей размытости и неопределенности. Необходимость в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса и т.д. привели к идее создания систем класса workflow. Какие же реальные преимущества и для кого их дает внедрение системы workflow на предприятии?

Преимущества для предприятия:

• Workflow усиливает контроль над производительностью выполнения задач, связанных с информацией. Повышая конфеденциальность и ужесточая контроль доступа, workflow одновременно привносит «промышленные» методы руководства и управления процессами.

Преимущества для клиента:

• Улучшение качества обслуживания, повышение его оперативности, четкая информация о состоянии запроса, и упрощение доступа к представителям компании.

Преимущества для сотрудников:

• Каждый работающий видит перечень функций, которые он должен выполнить, и может организовать свою работу соответствующим образом. Можно наглядно представить контекст каждой функции. Для сотрудников workflow означает гибкость в работе, быстроту исполнения и высокую степень комфорта.

Преимущества для руководства:

• Workflow позволяет принимать решения в нужный момент и представляет достаточную информацию, чтобы руководство могло эффективно вмешиваться в процесс. Workflow дает возможность менеджерам действовать оперативнее, быстрее и компетентнее, обеспечивая постоянный доступ к информации о состоянии каждого заказа, а система мониторинга позволяет держать ситуацию под контролем. С помощью workflow можно сделать более эффективной функцию контроля, существенно приблизив ее к промышленному аналогу.

Преимущества для аналитика:

• Автоматизация процедур на базе workflow предоставляет в распоряжение организационных аналитиков всю необходимую статистику для анализа рабочих нагрузок, затрат, периодов пиковой нагрузки и многих других аспектов деятельности компании. Использование инструментальных средств в рамках workflow позволяет моделировать процедуры и возможные сценарии их выполнения с беспрецедентной степенью детализации и точности, а доступ к данным о выполнении процессов требует минимальных затрат.

Сектор рынка workflow ежегодно увеличивается на 30%. Этот подъем объясняется прежде всего резким скачком в области Интернет-технологий и развитием новых форм ведения бизнеса: е-бизнеса, е-коммерции, виртуальных предприятий. Эти новые формы потребовали еще большей, чем прежде, ориентации на процессы и эффективную автоматизацию, причем речь идет не только о процессах внутри предприятия, но и о межорганизационных процессах типа «производитель-клиент» или «поставщик-производитель». Все наиболее известные и влиятельные эксперты и аналитики рынка ИТ, включая Garthner Group, Giga Information Group, AIIM, Delphi Consulting Group, отмечают, что workflow стала технологией mainstream, т.е ключевой технологией, оказывающей воздействие на развитие других технологий.

https://www.tornado.ru

Ферапонтов М.М. Весть-Метатехнология

...Workflow – это та технология, которая направлена на автоматизацию бизнес-процессов. Опять у нас звучат эти цифры: 20% времени на выполнение операции, 80% на передачу. Workflow призвана автоматизировать передачу информации. Одна из задач Workflow – по прописанному процессу чётко передавать информацию...

https://www.nosorog.com/public/management/workflow.html

Наталья Паршина ИКД "Носорог"

Одной из ярких особенностей нашего бизнеса является непредсказуемость развития рынка. Мы не в состоянии уловить зарождающиеся изменения и вовремя отреагировать на них. Часто правильный выбор делается руководителем на подсознательном, интуитивном уровне. Но ведь изменения можно контролировать, более того, ими можно управлять, и именно технология Workflow позволит вам сделать это без риска для судьбы компании.

Руководителя, который при малейшем признаке опасности реструктурирует свою компанию, назовут скорее сумасшедшим, чем дальновидным человеком. Но если изменения происходят на основе собранных характеристик, то тогда они оправданы и закономерны. Технология workflow позволяет организации стать более динамичной структурой, в которой изменения осуществляются путем последовательной адаптации успешного опыта.

Workflow позволяет управлять качеством, что, в свою очередь, порождает необходимость в постоянном обмене информацией и координации действий на уровне двухсторонних контактов. Это возможно за счет автоматизации процессов передачи информации. Пожалуй, главным недостатком наших организационных структур является отсутствие постоянной и объективной обратной связи внутри организации.

Однако хотелось бы отметить, что важно не только получить вовремя информацию, но и правильно воспользоваться ею.

https://www.document.ru/metodol/workflow.asp?id=1

Сначала о переводе слова Workflow. Здесь и далее мы даем его в оригинальном английском написании. Слово "Workflow" переводится на русский язык как поток работ или рабочий поток, хотя во многих источниках можно найти такие переводы как деловой процесс или бизнес - процесс. Реально понятие Workflow более глубокое, чем поток работ или бизнес - процесс, и оно возглавляет иерархию понятий так же как слово “Океан” возглавляет ряд море - река - ручей.

Что же такое поток работ? По сути - это упорядоченное во времени множество рабочих заданий, которые получают, а затем обрабатывают сотрудники с той последовательностью и в рамках тех правил, которые определены для данного бизнес - процесса.

Бизнес - процесс, в свою очередь, объединяет поток работ и функции, которые должны выполняться над заданиями этого потока, людей и оборудование, которое реализует эти функции, а также правила, управляющие выполнением этих функций.

https://banking.quorum.ru/index.php?page=667

Workflow - это информационная среда, которая позволяет перейти к процессно-ориентированной структуре управления предприятием с помощью создания инфраструктуры, обеспечивающей исполнение формализованного бизнес процесса. Процессно-ориентированная структура дает руководству надежный управленческий механизм для реального контроля над технологическими процессами в банке. АБС NEXT, являясь системой класса workflow, позволяет воспользоваться основными преимуществами процессно-ориентированной структуры:

• сокращение издержек при передаче задания от одного структурного подразделения к другому;

• заинтересованность каждого сотрудника в конечном, с точки зрения всего предприятия, результате;

• быстрая реакция предприятия на изменения рыночной ситуации;

• оценка деятельности структурной единицы в контексте бизнес-процесса.

Автоматизации подвергаются бизнес-процессы в целом, а не отдельные функции сотрудников. Сотрудники получают задания от системы в соответствии с описаниями процессов вместе с инструментами и данными, необходимыми для исполнения задания. Также среда берет на себя контроль над выполнением заданий сотрудников, оповещая руководство о несвоевременном исполнении. Если это предусмотрено описанием, система, в качестве крайней меры, может выполнить задание за сотрудника...

https://www.e-office.ru

Как показала мировая практика, внедрение технологии workflow позволяет радикально изменить рабочую среду, сокращает в десятки раз продолжительность рабочих циклов, позволяет свести к минимуму время реакции на запросы клиентов и на изменения ситуации на рынке. Сегодня Workflow, по мнению международных экспертов Giga information Group, - это технология, на базе которой строятся и будут строиться модели организации бизнеса и корпоративные информационные системы 21 века. Технологии Internet/ Intranet дали новый толчок в развитии Workflow и созданию эффективных решений на ее основе.

Литература

Т.Кулопулос "Необходимость workflow"

Аннотация от https://www.documentum.ru/book/sod_k2.html

В предисловии редакторы перевода уделяют большое внимание обсуждению самого понятия Workflow, приводят его определения и свойства и обосновывают, почему они решили использовать в книге оригинальный английский термин. (По терминологии международной организации Workflow Management Coalition, Workflow - это автоматизация, полная или частичная, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.)

Книга состоит из двух частей, включающих семь глав. В первой части рассматривается необходимость перехода от традиционной функционально ориентированной системы управления организацией к процессной модели бизнеса, показаны различные подходы к реинжинирингу, а также исследованы разные методы внедрения средств Workflow.

Вторая часть посвящена собственно технологиям Workflow. Сначала рассказывается о функциональных, технологических и архитектурных аспектах автоматизированных систем этого класса. Затем подробно обсуждаются вопросы оценки и выбора конкретной системы для решения задач автоматизации. И в завершение говорится о подходах к стандартизации задач Workflow и показаны наиболее популярные на сегодня технологические стандарты (SGML, ODA, OLE, CORBA, Shamrock, ODMA, DEN, OpenDoc). Очень полезным является приведенный в конце книги словарь по Workflow.

В главе 1 убедительно показано, что явление Workflow - это не случайность, а неизбежность, продиктованная развитием бизнеса, его четкой ориентацией на клиента, стремлением постоянно совершенствоваться. Внедрение Workflow - один из самых эффективных и безболезненных путей реорганизации и совершенствования деятельности.

В главе 2 наглядно представлены различные подходы к реинжинирингу (кризисный, целевой и основанный на жизненном цикле). Ценность каждого из них показана на примере различных проектов. Описанные проекты сами по себе очень интересны.

Главы 3 и 4 посвящены методам анализа применения технологии Workflow и ее внедрения:

• моделированию (описанию с помощью специальных средств) системы, в рамках которой будет работать приложение Workflow;

• пошаговому методу внедрения технологии Workflow в жизнедеятельность организации, позволяющему не только непосредственно внедрить программное обеспечение, но и создать климат в коллективе, снижающий уровень сопротивления персонала нововведениям;

• временному анализу, который дает возможность получить количественные оценки изменений в связи с внедрением Workflow.

Глава 5 знакомит с функциональными, технологическими и архитектурными аспектами систем Workflow.

Читателям, безусловно, будет интересен раздел в главе 6, рассказывающий о том, как выбирать системы Workflow, в чем они функционально пересекаются с системами управления документами и чему отдавать предпочтение в той или иной ситуации. Автор подробнейшим образом рассматривает эти вопросы и буквально раскладывает по полочкам все возможные ситуации, предлагая рекомендации для каждой их них.

Глава 7 - о стандартах Workflow. Разработчики систем Workflow почти сразу поняли необходимость в стандартах и создали организацию Workflow Management Coalition, назначение которой - разрабатывать стандарты взаимодействия систем workflow не только между собой, но и с другими приложениями. Workflow особенно актуально сейчас, когда Workflow рассматривается как средство интеграции различных корпоративных приложений в рамках предприятия или даже нескольких предприятий, как своего рода решение класса middleware.

В заключение следует отметить, что русский перевод книги появился пять лет спустя после выхода оригинального английского издания. Однако, несмотря на такую задержку, книга предоставляет весьма своевременную информацию для российского рынка. Наши предприятия только сейчас подошли к пониманию необходимости модернизации бизнес-моделей и применения комплексных систем автоматизации. Именно в этот момент обсуждение проблемы Workflow на концептуальном уровне является крайне желательным.

Высказаться